اداره توسعه و پشتیبانی سیستمهای آمورشی
شرح وظایف وفعالیتهای اداره پشتیبانی وتوسعه سیستمهای آموزشی
مدیریت سیستمهای آموزشی
مدیریت فنی وپشتیبانی سیستمهای آموزشی دانشگاه شامل سیستم مدیریت آموزشی دانشگاه و سایر سامانه های تحت پوشش آن به شرح زیر:
- سیستم مدیریت آموزش دانشگاه (هم آوا)
- سیستم مدیریت مالی دانشجویان
- سیستم ارزیابی اساتید
- سیستم مدیریت ابلاغ آموزشی و حق التدریس اساتید
- سیستم بایگانی الکترونیک پرونده های دانشجویان
- سیستم حضورغیاب اساتید و دانشجویان
- سیستم پروپوزالها و پایان نامه های دانشجویی
- سیستم مدیریت درخواستهای دانشجویی
- سامانه های تحت وب اساتید، دانشجویان و پذیرفته شدگان جدید(ثبت نام اینترنتی، ثبت نمرات توسط اساتید از طریق وب ، انتخاب واحد و حذف و اضافه اینترنتی)
- تبدیل اطلاعات سازمان سنجش و آماده سازی سیستم ثبت نام اینترنتی دانشجویان ورودی جدید
- نظارت بر عملکرد بخشهای زیرمجموعه سیستمهای آموزشی دانشگاه
- برنامه ریزی و نظارت بر عملکرد سیستم مدیریت آموزش دانشگاه و سایر سامانه های تحت پوشش
- آموزش مستمر کاربران در اجرا و بهره برداری از سامانه های آموزشی دانشگاه
بخش داده پردازی و فرابری اطلاعات آموزشی
- تعریف اطلاعات پایه سیستم همآوا شامل اطلاعات رشته های تحصیلی، سرفصل دروس و کاتالوگ رشته
- نظارت و کنترل مستمر بر عملکرد سیستم همآوا از نظر ثبت صحیح وضعیتهای آموزشی برای وضعیت تحصیلی دانشجویان، دروس، نمرات، و نیمسالهای تحصیلی توسط دانشکده ها و ارائه بازخورد به دانشکده ها جهت رفع اشکالات سیستم
- ثبت وضعیت های خاص برای دانشجویان، نیمسالهای تحصیلی، نمرات و دروس بر اساس احکام صادره کمسیون موارد خاص و شورای آموزشی دانشگاه
- بررسی کارنامه فارغ التحصیلی دانشجویان و ثبت وضعیت فارغ التحصیلی برای دانشجویان به تفکیک مقاطع تحصیلی
- تهیه کارنامه فارغ التحصیلی و ثبت آن در سبا
- چاپ و آماده سازی کارنامه دانشجویان برای استفاده جلسات کمسیون موارد خاص، ستاد شاهد، و شورای آموزشی دانشگاه
- نظارت و کنترل بر ورود نمرات توسط اساتید
- ثبت نمرات تک لیست(معرفی به استاد، پروژه، پایان نامه، مساله مخصوص، امتحان جامع، و . . . )، جامانده و گزارش نشده
- ثبت نمرات دروس تطبیقی دانشجویان تغییر رشته و انتقالی
- ثبت نمرات دروس مهمانی
- ایجاد شماره دانشجویی برای دانشجویان تغییر رشته
- ثبت و اصلاح مشخصات دانشجویان در سیستم همآوا در صورت تغییر و یا وجود اشکال در اطلاعات
- تهیه و ارسال آمارهای مورد نیاز حوزه معاونت آموزشی و سایر بخش های دانشگاه
بخش امور مالی آموزش و حق التدریس اساتید
الف) سیستم مالی همآوا
1-تعریف کدهای شهریه و مبالغ شهریه به تفکیک مقاطع تحصیلی، ورودی، دوره(روزانه، شبانه، پردیس) در سیستم مالی همآوا
2- تعریف شهریه های خاص برای دانشجویان روزانه که از یک ترم خاص به بعد با حکم کمسیون شهریه پرداز می شوند
3- بررسی کارنامه مالی دانشجویان فارغ التحصیل، با توجه به آیین نامه های آموزشی برای مقاطع تحصیلی مختلف و تایید فرم تسویه حساب در صورت عدم وجود بدهی
4- تهیه نامه استرداد شهریه برای دانشجویان واجد شرایط استرداد شهریه
5- کنترل عملکرد سیستم مالی همآوا از نظر پرداختیهای دانشجویان و رفع مغایرتهای احتمالی با بانک با همکاری حسابدار حوزه معاونت آموزشی
6- کنترل بدهکاری و مانده حساب دانشجویان و ارائه گزارش به دانشکده ها جهت وصول مطالبات
ب) سیستم مدیریت حق التدریس و ابلاغ های آموزشی
1- انجام تنظیمات سیستم مدیریت حق التدریس شامل تعریف اطلاعات پایه اساتید، اطلاعات پایه اساتید در نیمسال، فرمول های محاسبه حق التدریس، جدول ظرایب تعداد دانشجو، پست های سازمانی و . . .
2- نظارت و کنترل بر تنظیم قراردادهای حق التدریس تنظیم شده اساتید در دانشکده ها از نظر اعمال صحیح آیین نامه ها و قوانین حق التدریس
3- ارائه بازخورد به مسوولین آموزش دانشکده ها در صورت وجود اشکال در تعاریف اطلاعات پایه دروس، ظرفیت ها و ارائه دروس در نیمسال، سهم اساتید دروس مشترک، و . . .
واحد اسکن(سیستم بایگانی الکترونیک پرونده های دانشجویان و هیات ممیزه دانشگاه(سبا))
- مدیریت سیستم سبا از نظر مدیریت کاربران، گروه های کاربری، تعیین سطوح دسترسی به اسناد، پیکربندی سیستم و قفسهبندی پروندهها
- اسکن اسناد فیزیکی پروندههای دانشجویان در حال تحصیل و ثبت در سبا( تاییدیه های تحصیلی برای مقاطع مختلف، معافیت نظام وظیفه، کارت شرکت در آزمون، مدارک تحصیلی، و . . .)
- دریافت اسناد و مدارک و مکاتبات مربوط به دانشجویان از سیستم مکاتبات اداری و ثبت آنها در سبا
- اسکن پرونده های دانشجویان ورودی جدید و ثبت در پرونده الکترونیکی دانشجویان
- انتقال اسناد الکترونیکی دانشجویان تغییر رشته و ثبت در پرونده الکترونیکی جدید
- اسکن اسناد و مدارک دانشجویان در مرحله فارغ التحصیلی و ثبت در سبا
- پشتیبانی و توسعه سیستم هیات ممیزه دانشگاه
بخش شبکه و سخت افزار
- نگهداری و پشتیبانی شبکه و رایانه های حوزه معاونت آموزشی
- نگهداری و نظارت بر سرورهای آموزش(وب و دیتا)
- انجام هماهنگی با مدیریت فناوری اطلاعات برای باز و بسته شدن ریموت سرور جهت اتصال کارشناسان شرکت سما و بروزرسانی نرم افزارها و یا حل نمودن مشکلات سیستم ها
- تهیه نسخه های پشتیبان از اطلاعات سیستمهای آموزش(همآوا ، مالی همآوا ، حق التدریس، سبا، و . . )
بخش وب سایت حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی
1-طراحی و ایجاد صفحات و سایتهای جدید با هماهنگی مدیریت فناوری اطلاعات
2-بروزرسانی و درج محتوی در صفحات داخلی بخش های مختلف وب سایت حوزه معاونت آموزشی
3-انجام هماهنگی با مدیریت فناوری اطلاعات برای بروزرسانی سایت فرایند حوزه معاونت آموزشی و درج آیین نامه ها و رویه های آموزشی در آن
4-تهیه و درج اطلاعیه ها و اخبار مرتبط با فعالیت های حوزه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی(اطلاعیه ثبت نام، انتخاب واحد، فراخوان ها و . . . )
مرکز پشتیبان سیستمهای آموزشی
1-پاسخگویی به سوالات و مشکلات اساتید، دانشجویان، و کاربران سیستمهای نرم افزاری راه اندازی شده که جنبه عمومی دارند(مشکلات عمومی ورود به سیستمهای وب دانشجویان، اساتید، ثبت نام ورودی های جدید، انتخاب واحد).
2-دریافت مسائل و مشکلاتی که جنبه تخصصی دارند و ارجاع آن به بخش تخصصی مربوطه جهت بررسی و رفع مشکل
بخش تحلیل و توسعه سیستمهای آموزشی
1-تجزیه و تحلیل فرایندهای آموزشی موجود
2-اصلاح رویهها و فرایندهای آموزشی موجود با استقرار و توسعه سیستمهای آموزشی جدید(سیستم مدیریت درخواستهای دانشجویی، سیستم پروپوزالها و پایاننامههای دانشجویی، سیستم حضور غیاب اساتید و دانشجویان(برنامه موبایل استاد)، سیستم پیامکهای دانشجویی)
سامانه یادگیری الکترونیکی و کلاس مجازی
- بررسی، مطالعه، امکان‌سنجی و نیازسنجی ارائه خدمات آموزش‌های الکترونیکی بر اساس ضوابط و آیین‌نامه‌های آموزشی و استانداردهای موجود متناسب با اهداف و راهبردهای دانشگاه
- تهیه و تنظیم آیین‌نامه‌های آموزش‌های الکترونیکی و نظارت بر اجرای آن
- تهیه تقویم آموزشی سالیانه آموزش‌های الکترونیکی
- ارائه دروس رسمی ارائه شده در دانشگاه به شیوه الکترونیکی در چارچوب سرفصل مصوب و مطابق مقررات وزارت علوم، تحقیقات و فناوری
- ارزیابی و تعیین اثربخشی دوره‌های آموزشی بر اساس شاخص‌های تعیین شده به منظور تعیین نقاط ضعف و قوت و بهبود عملکرد فرآیند آموزش
- نظارت بر آزمون‌های دوره‌های الکترونیکی و ارزیابی کیفیت تدریس استادان
- تعامل و هماهنگی با مسئولین و بخشهای مختلف دانشگاه
- مدیریت، نظارت و کنترل حسن اجرای فعالیت‌های آموزش‌های الکترونیکی
- نصب، راه اندازی و راهبری سامانه آموزش الکترونیکی در دانشگاه
- تبدیل و انتقال اطلاعات دانشجویان، اساتید، و دروس در هر نیمسال تحصیلی از سیستم آموزش دانشگاه به سامانه آموزش الکترونیکی دانشگاه
- تعریف و مدیریت کاربران و تعیین سطوح دسترسی کاربران
- پشتیبانی نرم افزاری از سامانه آموزش الکترونیکی در ارتباط با شرکت ارائه دهنده در قالب گزارش خطاهای سیستمی و پیگیری رفع آن
- ارائه راه کارهای مناسب نرم افزاری برای پیاده سازی فرایندهای آموزشی شامل تعریف و ارائه دروس به صورت آفلاین در قالب سامانه آموزش الکترونیکی و برگزاری کلاس های مجازی، ، ارائه تمرین، برگزاری آزمون های آنلاین و . . .
- تهیه و ارائه گزارشات آماری و سیستمی
- نظارت بر اجرای صحیح فرایند های آموزشی تعریف شده در سامانه آموزش الکترونیکی
- نظارت و پایش مستمر عملکرد سرورهای آموزش الکترونیکی و کلاس مجازی دانشگاه به منظور ایجاد پایداری در ارائه سرویس مناسب و جلوگیری از قطعی و یا اختلال در عملکرد سرورها
- دسترسی ارتباط لازم به شرکت های طرف قرارداد جهت دسترسی به سرورها
- ایجاد و حفظ امنیت لازم برای تمامی سرویسهای سطح شبکه و دسترسی ها به داده ها و منابع مختلف سرورهای آموزش الکترونیکی و کلاس مجازی
- تجزیه و تحلیل داده های ورودی و خروجی سرورها و همچنین نظارت و کنترل فضای دیسک های موجود و ظرفیت هر سرور به منظور دستیابی به سرعت مطلوب در بهره برداری از سامانه های آموزش الکترونیکی و کلاس مجازی
- پاسخگویی و ارائه آموزش و راهنمایی به کاربران(اساتید و دانشجویان) در استفاده و به کارگیری قابلیت ها و امکانات سامانه های یادگیری الکترونیکی به صورت آفلاین و آنلاین به علاوه دریافت گزارش خطاهای احتمالی سیستم.
